文秘工作是文書(shū)和秘書(shū)工作的總稱(chēng)，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分。它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和助手的作用。
文秘工作的素質(zhì)要求
1.塑造較好的文秘形象，照章做事，具有明確的配角意識(shí)。[1]
2.文秘要根據(jù)上司的期待塑造自我，以此作為角色的追求。
3.在文秘所擔(dān)任的實(shí)際角色和理想角色問(wèn)出現(xiàn)角色的差異時(shí)，文秘應(yīng)盡力使自己的角色行為與文秘角色相符，跟人們對(duì)文秘的角色期待相協(xié)調(diào)，縮小或消除差距，達(dá)到理想角色的境界。
文秘工作的類(lèi)別
1)按照具體工作職責(zé)不同分別稱(chēng)為文書(shū)和秘書(shū)。文書(shū)主要負(fù)責(zé)文件收發(fā)、分文批注、閱讀管理、繕印校對(duì)、運(yùn)轉(zhuǎn)遞送、立卷歸檔、清繳銷(xiāo)毀等工作;秘書(shū)主要負(fù)責(zé)文件起草、擬辦核稿、綜合材料、會(huì)議記錄、政務(wù)接洽、信訪接待工作。[2]
(2)按從屬和服務(wù)對(duì)象，可分為公務(wù)秘書(shū)和私人秘書(shū)兩類(lèi)。公務(wù)秘書(shū)指在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、軍隊(duì)、企事業(yè)單位擔(dān)任秘書(shū)工作的干部。私人秘書(shū)指由私人出資聘請(qǐng)又為私人服務(wù)的秘書(shū)。
(3)按照所擔(dān)負(fù)的工作性質(zhì)不同，可分為政治秘書(shū)、文字秘書(shū)、業(yè)務(wù)秘書(shū)、人事秘書(shū)、新聞秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、通訊秘書(shū)、編譯秘書(shū)、外事秘書(shū)、警衛(wèi)秘書(shū)、行政秘書(shū)、生活秘書(shū)、經(jīng)濟(jì)秘書(shū)、律師秘書(shū)、醫(yī)學(xué)秘書(shū)、教育秘書(shū)、工藝秘書(shū)、旅游秘書(shū)、機(jī)要員、打字員、速記員、管理員等。
文秘工作的作用
(1)具有承上啟下的樞紐作用[1]
(2)具有上司的助手作用文秘的助手作用
(3)具有上司的參謀作用
(4)具有公司信息、耳目的作用
(5)具有協(xié)調(diào)作用
(6)具有上司的門(mén)面作用
(7)機(jī)要性和潛隱性
專(zhuān)業(yè)介紹
[培養(yǎng)目標(biāo)]
經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)、掌握公關(guān)與文秘專(zhuān)業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文學(xué)書(shū)，秘書(shū)學(xué)的原理和方法，具有較強(qiáng)的寫(xiě)作能力，能熟練的從事文書(shū)、秘書(shū)事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫(xiě)作，文學(xué)編輯和新聞寫(xiě)作，有較強(qiáng)的公關(guān)能力,具有較強(qiáng)的社會(huì)交往能力，口語(yǔ)表達(dá)能力，服務(wù)能力。
[課程設(shè)置]
公文寫(xiě)作、文件管理、檔案管理、辦公自動(dòng)化、企業(yè)管理學(xué)、傳播學(xué)、普通心理學(xué)、商務(wù)英語(yǔ)、實(shí)用英語(yǔ)寫(xiě)作、公共關(guān)系學(xué)、人力資源管理、秘書(shū)實(shí)務(wù)等。
[就業(yè)方向]
在各級(jí)黨政群機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位、民營(yíng)企業(yè)，文化宣傳部門(mén)從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。
[常用軟件]
數(shù)據(jù)處理軟件Excel2007/2010、Word2007/2010 、 WPS、文稿演示軟件PowerPoint2007/2010、網(wǎng)頁(yè)制作軟件FrontPage2007/2010和壓縮工具軟件WinZip18.0 等常用軟件。如果能有較好的文字處理、圖像處理工具熟練掌握應(yīng)用當(dāng)然更好。
工作職責(zé)
一、教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé)：
1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)常規(guī)工作的安排，檢查與總結(jié)工作。
2、及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級(jí)部門(mén)安排的各項(xiàng)任務(wù)及上報(bào)院的有關(guān)情況。
3、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理好日常的教學(xué)事務(wù)工作，并及時(shí)進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)。
4、負(fù)責(zé)收集撰寫(xiě)整理，管理各種教學(xué)信息和教學(xué)文件。
5、負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作，作到分門(mén)別類(lèi)，有條理。
6、作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。
二、生活秘書(shū)工作職責(zé)
1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作，監(jiān)督辦公費(fèi)用的使用情況。
2、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動(dòng)衛(wèi)生工作。
3、負(fù)責(zé)院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門(mén)窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。
4、負(fù)責(zé)全院教職工的考勤與學(xué)生考勤的匯總工作。
5、協(xié)助院工會(huì)作好全院教職工的福利工作。
6、協(xié)助院長(zhǎng)用好院基金的使用管理工作，所有經(jīng)費(fèi)的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務(wù)工作如準(zhǔn)備好開(kāi)水、洗手水、內(nèi)務(wù)整理等。
8、作好院資料室的收發(fā)與報(bào)刊雜志的征訂工作。
9、完成院安排的臨時(shí)性工作。