文秘如何做好自己的工作

　　做好文秘工作需要耐心，細心，要想的周到。小編整理了文秘如何做好自己的工作，歡迎欣賞與借鑒。

　　一、超前預(yù)測

　　“善戰(zhàn)者勝于未戰(zhàn)�！背�前預(yù)測是立足于過去和當前，通過對已知情況的定性定量分析，判斷未來狀態(tài)的一種思維過程。要求在沒有問題的時候就想到問題的出現(xiàn)，沒有危險的時候就想到危險的降臨，矛盾未顯現(xiàn)的時候就想到矛盾的激化，也就是《周易》中所說的“安而不忘危，存而不忘亡，治而不忘亂”。超前預(yù)測要遵循軍事謀略學(xué)中的“最大預(yù)期原則”和“最小阻力原則”。前者即戰(zhàn)略目標的科學(xué)定位，后者即選擇一條最容易走向目標的路線。雖然不可能人人都成為謀略家，但是人人都應(yīng)該不斷提高超前思維的能力，使自己的意見和建議具有預(yù)見性。

　　作為領(lǐng)導(dǎo)身邊工作人員，要通過把握趨勢，深刻剖析，預(yù)測當前展開的重大工作的多種結(jié)果，及時提出有前瞻性、創(chuàng)造性的建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)駕馭全局。特別是在執(zhí)行重大任務(wù)前夕以及階段性總結(jié)部署工作時，更要把握時機、超前預(yù)測，與領(lǐng)導(dǎo)的思考同頻共振，爭取工作步步主動。

　　二、隨機提醒

　　要緊貼領(lǐng)導(dǎo)需求，及時準備、快速反應(yīng)，隨時隨地向領(lǐng)導(dǎo)提出意見建議。尤其要注意以下時機：

　　(1)上級、領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)新決策、新任務(wù)、新指示剛下達時；

　　(2)本級和機關(guān)研究制定重大決策部署時；

　　(3)執(zhí)行急難險重任務(wù)或任務(wù)突發(fā)變化時；

　　(4)領(lǐng)導(dǎo)之間在問題處理上有些不同看法需要統(tǒng)一認識時；

　　(5)領(lǐng)導(dǎo)在個別具體決策或工作中出現(xiàn)意外疏漏時；

　　(6)本單位或兄弟單位發(fā)生重大事故、案件和嚴重問題時。

　　此時，要根據(jù)工作的階段特點和事物的發(fā)展變化，善于發(fā)現(xiàn)和迅速抓住出主意的切入點、著力點和關(guān)鍵點，想領(lǐng)導(dǎo)所想、急領(lǐng)導(dǎo)所急、補領(lǐng)導(dǎo)所需，這樣才能成為領(lǐng)導(dǎo)強有力的左膀右臂。

　　三、咨詢建議

　　對專業(yè)性較強、領(lǐng)導(dǎo)正在考慮的問題，要善于借助“外腦”，通過咨詢該領(lǐng)域的專家、到相關(guān)成功單位調(diào)研請教等方式，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供專業(yè)性、背景性、參考性建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)進一步堅定決心或再次論證決策。還可以通過適當宣傳在領(lǐng)導(dǎo)心目中具有權(quán)威力量的上級重要指示、有關(guān)規(guī)定和理論思想，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)糾正在某一點上不夠正確的意見。

　　在提出咨詢建議時，要注重站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題。著名的《諫逐客疏》中，李斯作為一個被放逐的對象，并沒有強調(diào)逐客令對異國人才的打擊，也沒有強調(diào)異國人才對秦國的奉獻，而從秦國利益出發(fā)，注重強調(diào)如果驅(qū)逐了異國人才，秦國將蒙受什么損失，同時秦國的敵國將得到什么好處。秦王志在統(tǒng)一天下，或許并不關(guān)注國內(nèi)得失，但很在意敵國力量的消長。李斯的諫書正說到了秦王的痛處，秦王即使再討厭國外人士，也不再反駁了。

　　四、提供資料

　　在醞釀、論證重大決策，布置實施重大任務(wù)之前，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心或應(yīng)了解的相關(guān)資料與信息，盡可能地收集完整，加以分類，必要時做摘記、標記，適時提供給領(lǐng)導(dǎo)閱看，使領(lǐng)導(dǎo)能以較少的時間獲得更多的重要信息和啟示，及時作出正確決斷。對領(lǐng)導(dǎo)不夠準確的意見可不直接或正面提出不同看法，而是提供翔實的相關(guān)真實情況，讓領(lǐng)導(dǎo)自行糾正不夠正確的意見。還可以通過介紹兄弟單位的先進經(jīng)驗或發(fā)生問題的教訓(xùn)，進一步協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)打開思路。

　　需要注意的是，向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、提供數(shù)據(jù)、提出建議，都直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的決策，責任重大，必須做到認真、嚴密、慎重，尤其要認真核實清楚，不能聽風就是雨，將未經(jīng)核實的資料、信息向領(lǐng)導(dǎo)報告。要理解基層的難處，多送炭、多補臺，不吹毛求疵，不火上澆油，不落井下石。特別是涉及對單位和個人的評價時，一定要出于公心，實事求是，既不夸大，也不縮小，決不能以個人好惡妄加評論，更不能抱著個人恩怨信口讒言。

　　五、比較優(yōu)選

　　比較優(yōu)選法是確定事物之間共同點和差異點的方法，是一種通過把性質(zhì)、特點相同相近的事物或性質(zhì)特點不同甚至相反的事物放在一起加以比較，從而證明論點并擇優(yōu)選擇的方法。世界上即使很相似的事物之間也存在著差異。差異往往反映著事物的特征和現(xiàn)象的本質(zhì)。善于抓住不同的事物，善于抓住同一事物不同階段的變化，比較它們之間的異同，尋找造成差異的原因，常常會有所發(fā)現(xiàn)。

　　俄國著名教育學(xué)家烏申斯基曾說:“比較是一切理解和思維的基礎(chǔ)，我們正是通過比較來了解世界的一切。但比較要在同等條件下，不能以偏概全�！�

　　陳云同志是比較優(yōu)選法的大師。用他自己的話講，“交換、比較、反復(fù)”是辯證法，是達到“不唯上、不唯書、只唯實”的基本途徑。他認為，“所有正確的分析，都是進行比較的。這是‘試金石’的方法。通過比較，可以弄清楚事物的本質(zhì)”，決策時“必須作出幾個比較方案，擇優(yōu)選用”。因此，陳云同志無論作什么決策，一般都拿出至少兩個以上的方案進行比較，以便從廣泛的角度尋求最佳方案。1953年統(tǒng)購統(tǒng)銷的決策，就是先提出可供選擇的8種方案，然后經(jīng)過反復(fù)比較后得出的。

　　在比較的基礎(chǔ)上，還可以通過通盤謀劃、優(yōu)長比對，明確所出主意的上策、中策、下策排列，供領(lǐng)導(dǎo)權(quán)衡決策。在戰(zhàn)爭年代，葉劍英對身邊的參謀人員要求非常高、非常嚴。參謀人員接到一個戰(zhàn)情報告后，不能簡單地拿原始狀態(tài)的東西來給他匯報。他要求參謀人員動腦子分析它的可靠性、重要性，提出應(yīng)該怎么處置，而且要求對重要和復(fù)雜的問題提對策，必須有上中下三策。這是逼著參謀多動腦子，加深對戰(zhàn)場戰(zhàn)況的分析判斷，去粗取精，去偽存真；運用謀略，結(jié)合戰(zhàn)況，分析各種對策利弊長短。不但參謀人員自身得到鍛煉提高，也使領(lǐng)導(dǎo)得到多種方案以便優(yōu)選，增強了決策的科學(xué)性。

　　六、漫談聊天

　　出主意必須讓領(lǐng)導(dǎo)知悉和認可，但讓領(lǐng)導(dǎo)知悉認可并不局限于在辦公室和會議桌，可以不分時間、地點、場合，在領(lǐng)導(dǎo)空閑、環(huán)境氛圍適宜時，以漫談聊天的形式，有意識地和領(lǐng)導(dǎo)交流某種思想認識，介紹相關(guān)情況，輔助領(lǐng)導(dǎo)了解民意、掌握實情、把握輿論、正確決策。

　　需要注意：聊天說地有準頭，事事有根有據(jù)；

　　介紹情況有分寸，防止以偏概全；

　　漫談人事有原則，不說他人閑話；

　　諫言獻策有韜略，隨意笑侃皆有理。

　　實踐證明，漫談聊天，潤物細無聲，“進諫”成功率很高�！稇�(zhàn)國策》記載的《觸龍說趙太后》，是漫談聊天進諫成功的經(jīng)典故事。當時趙國遭秦國急攻，求齊國救援，齊國提出“必以長安君為質(zhì)，兵乃出”。執(zhí)政的趙太后愛子心切，斷然不肯，說“有復(fù)言令長安君為質(zhì)者，老婦必唾其面”。趙國危在旦夕了。老臣觸龍去見滿臉怒氣的趙太后。他先拉健康、飲食等家常，噓寒問暖，平息了趙太后怒氣。然后以自己為小兒子求宮廷衛(wèi)士之職、疼愛兒子的行為，讓趙太后視他為理解她的知音，并引導(dǎo)她開始思考“父母之愛子，則為之計深遠”這個大問題。最后切入正題，引經(jīng)據(jù)典地聊天，說古論今，講述一些君王子孫為什么長輩亡故后不能繼承大位，原因就在于“位尊而無功，奉厚而無勞，而挾重器多也”，使趙太后恍然大悟，終于同意讓愛子長安君到齊國做人質(zhì)，以換兵救國、為國立功。

　　七、補充完善

　　對已執(zhí)行的方案、展開的部署，如發(fā)現(xiàn)有局部缺陷，或因多種因素變化產(chǎn)生了新的問題，要勇于向領(lǐng)導(dǎo)直言，提出修改和完善的意見。一要注重大事，二要出于公心，三要講究方法。所提問題必須經(jīng)過深思熟慮，有充分根據(jù)。

　　在方式方法上，與他人不同或與領(lǐng)導(dǎo)有異的主意，應(yīng)盡可能私下向領(lǐng)導(dǎo)闡述，在公眾場合要維護領(lǐng)導(dǎo)的形象和威信，切忌不注意場合“放炮”。

　　八、巧妙“包裝”

　　向領(lǐng)導(dǎo)進言，一般情況下應(yīng)先講與領(lǐng)導(dǎo)認識和決心一致的看法或意向，然后再提出不同看法和分歧意見。其中，贊同的話要適度，不要庸俗地迎合吹捧；提異議的根據(jù)一定要核實準確，語氣符合自己身份。具體地說：

　　一要注意搞好語言“包裝”。同樣一個建議，用不同的語言向領(lǐng)導(dǎo)提出，會出現(xiàn)不同的效果，特別是與領(lǐng)導(dǎo)的想法不一致甚至相反的意見，更要把握好說話的分寸。措辭要盡量溫和一些，不要太激烈；語氣要盡量委婉一些，不要太生硬。

　　二要注意點到為止。作為領(lǐng)導(dǎo)，思維一般是比較敏銳的，領(lǐng)會問題是比較快、比較深的。因此，向領(lǐng)導(dǎo)“進諫”時，要盡量做到簡明扼要，不要啰啰唆唆沒完沒了，生怕領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)會不了。

　　三要注意必要的迂回進言。相傳乾隆皇帝下江南到蘇州獅子林游玩，玩得很開心。游罷假山，當?shù)毓賳T請他題字，他一時得意忘形，寫了“真有趣”三個字。恰好旁邊站著接駕的新科狀元黃熙，他覺得這三個字太俗，有失皇上體面，但又不好直說，只得巧妙婉轉(zhuǎn)地奏道：“望乞圣上將這個‘有’字賜予小臣。”此言一出，乾隆皇帝復(fù)閱此三字，方知話中有話，恍悟個中之理，于是順水推舟，改為“真趣”。“真趣”與“真有趣”，一雅一俗可謂天差地別。當然，現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)不是封建皇帝，向領(lǐng)導(dǎo)“進諫”用不著那樣拐彎抹角，但“進諫”的方式方法還是要講究一些，最佳的辦法是使忠言不逆耳，真話不難聽，以盡快達成共識，利于事業(yè)、利于工作。

　　文秘工作需具備的素質(zhì)

　　一、要具備善謀大局、總攬全局的素質(zhì)

　　1．要善于學(xué)習。

　　學(xué)習引領(lǐng)思考�，F(xiàn)在知識更新很快，現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)知識水平、理論水平很高，即使不停地學(xué)習，有時也很難跟上形勢的發(fā)展。如果不去積極地吸取最新的知識，不對知識吐故納新，不讓“智力”新陳代謝，就談不上當領(lǐng)導(dǎo)的“參謀長”，只能是領(lǐng)導(dǎo)決策的“馬后炮”。因此，“學(xué)習充電”是文秘工作者的永恒課題。一方面，要有“擠”的決心。愛因斯坦說過，人的差異在于業(yè)余時間。秘書平時都隨領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，屬于自己的時間不是很多，擠時間學(xué)習顯得非常重要。工作之余靜下心來看看書、讀讀報，有計劃、有選擇地學(xué)習一些急用、實用、長遠受用的知識，長此以往，必有好處。另一方面，要有“鉆”的勁頭。我們都有這樣的切身體會，“要我學(xué)”和“我要學(xué)”不一樣，“鉆進去”學(xué)與“撫皮撓癢”學(xué)不一樣。秘書工作者一定要做有心人，在學(xué)習中不僅要“行動”，而且要“心動”。要善于動手、動筆、動腦，把收集到的情況、資料、信息儲存在腦子里，常存常用。經(jīng)過這樣長期地、不斷地學(xué)習豐富自己，才能引發(fā)我們更深層次的思考，才能使我們的理論素養(yǎng)越來越高，把握大局、總攬全局的能力也會越來越強。

　　2．要吃透上情。

　　吃透上情就是要吃透中央和上級的精神，正確把握中央的大政方針，及時把握上級的方針政策。要學(xué)習好中央的精神和上級的方針政策，就要一字一句地學(xué)，一字一句的理解，領(lǐng)會其實質(zhì)，把握其精髓，這樣你才能幫領(lǐng)導(dǎo)謀劃工作。制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行動。否則的話，大局失察，必然會導(dǎo)致方略失策，行動失利。

　　3．要了解外情。

　　作為一個稱職的秘書工作者，不僅要對本地的情況爛熟于胸，而且要對本市和外地的情況了如指掌。大家可能要說，狗咬耗子－多管閑事，別家的情況，你去管的什么管。問題的要害正在這里。你只有把握住全市宏觀發(fā)展的大背景，了解其他鎮(zhèn)街的發(fā)展趨勢，你才能幫助領(lǐng)導(dǎo)在了解中思考，在分析中清醒，才能使領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)整本地的發(fā)展思路，抓住機遇，趨利避害，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，在日趨激烈的競爭中立于不敗之地。

　　4．要掌握下情。

　　作為秘書最重要的一條就是要摸透本地實情，了解民意動向。也就是說要對本地的實際情況進行深入地調(diào)查和分析研究，吃透本地的基礎(chǔ)條件、比較優(yōu)勢、發(fā)展?jié)摿Α⒅萍s因素以及當前和今后一個時期的熱點、焦點和難點問題，掌握基層的實際情況，基層干部的思想動態(tài)和人民群眾的呼聲要求，及時給領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值和可參考的信息，才能使領(lǐng)導(dǎo)工作有的放矢，揚優(yōu)抑劣。

　　二、要具備耐得住寂寞、沉得住氣的素質(zhì)

　　秘書工作者是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人。別人看領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，大多都比較尊重，這是你所處的位置決定 的。因為你處的位置是核心層里的樞紐，或多或少地會有一些自豪感。因此對你的言行，大家也特別關(guān)注，甚至帶著有色眼鏡看你。你做的得體，大家會說，這個伙計挺稱職，如果你做的過分了，大家叫好聽的會叫你“三德子”，叫不好聽的會叫你“和珅”。所以說，作為秘書，修身養(yǎng)性至關(guān)重要。但要修好身，養(yǎng)好性，沒有一蹴而就的途徑，必須有一個日積月累、厚積薄發(fā)的過程，這就是我們常說的歷練。對這個問題，我們要做到以下幾點：

　　一要修“心”古人說得好，“天下根本人心而已”，保持一顆平常心，是做好任何工作的前提，秘書工作更是如此。正所謂心胸有多寬，舞臺就有多大。任何時候都要養(yǎng)成一股靜氣心平氣和則能收放自如，心氣浮躁必會自亂陣腳。修“心”就得把心放平。面對功名利祿，特別對自己的升降去留等身外之物，要想得開看得開。即使遇到一些對你不公正不公平的事，也要把心態(tài)擺正，把心胸放寬，切不可滿腹牢騷，對工作造成消極影響。否則，對你自己將會大大的不利。其實你只要把心放平，腳踏實地的干，領(lǐng)導(dǎo)早晚會對你有個公平的安排，切不可耿耿與懷，心理失衡。

　　修“心”就得把心放寬。辦公室工作說到底就是搞服務(wù)的，要做到“零失誤，全滿意”恐怕很難。我們做秘書的要有一顆包容和寬容的心，盡量做到少失誤，讓領(lǐng)導(dǎo)多滿意。有了失誤，領(lǐng)導(dǎo)批評你，或者你沒失誤，由于領(lǐng)導(dǎo)工作壓力大，情緒激動，對你發(fā)火，也應(yīng)該做到能吃能咽，寬心包容。說實話，有時領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，多半是朝近便的人、身邊的人發(fā)，對那些隔著遠的、他不是十分了解的下屬，一般是不會發(fā)火的。所以，我們不能因為受到一點批評就煩惱，受到一點委屈就消沉，也不能因為你的建議得不到采納而郁悶，工作得不到支持而退卻。要以忘我的精神追求自我的價值，對大是大非要明白清楚，對個人恩怨要多一些糊涂。

　　二要修“德”。道德修養(yǎng)是一個人人品的“名片”，人格的“招牌”。當秘書的，雖然處在“幕后”，只是“綠葉”，但也是首腦機關(guān)的“智囊”和“軍師”，也就是前面說到的“參謀部、參謀長”，擁有高尚的情操和品德是必不可少的。一方面，要擺正位置，做到到位而不越位。找準坐標，擺正位置非常重要。當秘書的時刻要牢記，自己的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，自己的角色是從屬性的，必須自覺地服從和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，即使你的工作非常出色，即使與領(lǐng)導(dǎo)私交很好，也不能得意忘形，忘乎所以。要切記，越位乃秘書之大忌，是不可碰的“高壓線”。不能因為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，領(lǐng)導(dǎo)是一把手，我就是二把手。尾巴高翹，喝三吆四，“拉大旗做虎皮”，拿領(lǐng)導(dǎo)當“擋箭牌”，打著領(lǐng)導(dǎo)旗號發(fā)號令，或有意無意假借領(lǐng)導(dǎo)名義到一些基層單位吃拿報要。這樣，用不了多久，你這個秘書就得離開秘書的位子。尤其我們做秘書工作的都比較年輕，歷練的時間短，涉世不深，思想活躍，切不可感情沖動，意氣用事。要知道打領(lǐng)導(dǎo)的旗號去干作奸犯科的事情是絕對不允許的。另一方面，要嚴守秘密。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，秘書人員接觸或掌握著一些重要信息，一定要嚴守秘密，決不能走風漏氣。特別是涉及一些崗位設(shè)置或者人員變動，領(lǐng)導(dǎo)不讓你參與，不要去硬湊。領(lǐng)導(dǎo)讓你參與，更應(yīng)守口如瓶，爛在心里，謹防禍從口出，否則要捅大漏子。再一方面，要正確對待功過。我們做秘書工作的都有這樣的體會，“辛辛苦苦好幾年，只寫稿子不發(fā)言”。這從一定程度上道出了秘書工作的特有性質(zhì)，在幕后不在幕前，在邊緣不在中心，苦勞多而功勞少，批評多而表揚少。對此，如果不能正確對待，極易導(dǎo)致心里失衡。因此，當秘書的要練就三種“特別”的功夫。即特別能盛事，特別能忍耐，特別能戰(zhàn)斗。不要因為干成了一件事就爭功要名，也不要因為做錯了一件事就灰心喪氣。任何時候都要以務(wù)實的作風，虛心的態(tài)度，認真對待工作，嚴格要求自己，在奉獻中成長，在歷練中成熟。

　　三要修“為”。一個人的修為最終體現(xiàn)在行動上。秘書工作作為一個比較特殊的崗位，條條框框是比較多的。講規(guī)矩是當秘書是否稱職的一條重要標準。因此，這就要求我們當秘書的要把握好三點。第一點，政治上要把握方向。辦公室工作無小事，要出了事往往是大事。作為秘書能不能從全局通盤考慮問題，從政治上統(tǒng)籌抓好協(xié)調(diào)，是檢驗敏感度和成熟度的重要標志。這就要求我們要眼觀六路，耳聽八方，膽大心細，遇事不慌，準確全面地向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，不截流，不梗阻，不添油加醋，使領(lǐng)導(dǎo)能迅速做出反應(yīng)，及時處理出現(xiàn)的矛盾和問題。第二點，工作中要把握小節(jié)。許多事情，往往是細節(jié)決定成敗，秘書工作尤其如此。這就要求我們對一個通知，一個電話，一條信息，一篇文稿，都要慎之又慎，考慮周密，給領(lǐng)導(dǎo)“補臺”，幫助“填空”。處理一個文件，召開一個會議，具體處理一件事情都要從小處著手，反復(fù)推敲，仔細檢查，切忌糊里糊涂，粗枝大葉，因小失大。同時還要注意，在任何時候，任何場合，任何情況下，如陪領(lǐng)導(dǎo)下鄉(xiāng)檢查工作，參加宴會，應(yīng)酬接待，都應(yīng)注意把握分寸，突出領(lǐng)導(dǎo)，不要過于靠前，不要有意顯示自己。

　　第三點，行為上要謹防“三無”�！耙粺o”是無質(zhì)量。任務(wù)到手，心里沒底，手忙腳亂，好不容易拿出個東西來，結(jié)果不長長，不圓圓，不成景。這樣不但會影響工作，你自身的形象也會大打折扣�！岸�無”是無反饋，工作隨意性大，干到哪里算哪里。工作的進展情況，存在的困難和問題，不能及時與有關(guān)方面溝通協(xié)調(diào)，做得過程中聽不到音信，到出手的時候當然拿不出好的“貨色”。“三無”是無長進。任何人做秘書工作都有個從不適應(yīng)不熟練到適應(yīng)熟練的過程，從粗糙到精細、從一般水平到較高水平的過程，這是非常正常的。但如果不去琢磨和領(lǐng)悟，對工作不上心、不長進，干什么都是懸懸乎乎，那是不能讓人滿意和容忍的。因此，當秘書的要有強烈的事業(yè)心和責任感，馬馬虎虎，淺嘗輒止，是不會成為行家里手的。

　　要不滿足于“做事”，要能夠“想事”，要出新思路，要創(chuàng)新局面，這樣才能成長，才能成材。

　　三、要具備舍得吃苦、不怕受累的素質(zhì)

　　吃苦耐勞是中華民族的傳統(tǒng)美德，更是我們秘書工作者必須具備的素質(zhì)。一要不怕吃苦。當秘書體會最深的一個字就是累，累到有時候真有摔了不干了的滋味。送給大家四句話：

　　出主意：要別出心裁，但不能別有用心

　　對工作：要有心栽花花不成，也要栽好

　　看名利：要無心插柳柳成蔭，也要無心

　　寫東西：要樂于吃苦，精雕細磨，語出驚人

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