1 文秘專業(yè)常識
秘書工作任務主要有以下7個方面:
1、調(diào)查研究與信息收集
調(diào)查研究是領(lǐng)導者解情況、進行決策基礎(chǔ),而領(lǐng)導調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實最新全面信息,及時提供給領(lǐng)導。
2、文書工作
文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面,收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導指示下按程序認真進行,很多時候秘書還要進行文件、報告起草,所以秘書對文書寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要及時分類歸檔。
3、會議籌辦
秘書應該按照領(lǐng)導要求和會議主題、風格等進行會議準備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同籌辦要求。
4、來賓接待
秘書應負責來賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位良好形象。
5、檔案管理
如果一個單位沒有專門檔案部門,秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理科學方法和原則進行檔案采集、整理、保管和提取。
6、信訪工作
信訪工作包括信訪接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領(lǐng)導授權(quán)下可以作適當處理,對自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)問題,要及時向領(lǐng)導匯報。
7、日常事務工作
如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書來處理。
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